W firmie BDO potrafi być „niewidoczne”, dopóki wszystko idzie rutynowo. Problem pojawia się, gdy nie ma rejestru i temat rozmywa się między działami. Wtedy BDO wraca jako nagła potrzeba. Dlatego obsługa ma sens tylko wtedy, gdy jest systemem, a nie jednorazową akcją.
W pierwszej kolejności trzeba zdecydować, kto jest punktem kontrolnym. Bez tego nie ma ciągłości. w kolejnym kroku ustala się źródła danych, a na końcu rytm kontroli. To proste, ale działa, bo eliminuje rozproszenie.
Jak zorganizować odpowiedzialność w firmie
„Wspólny obowiązek” w praktyce bywa niczyim. Dlatego najlepszy model to jedna osoba odpowiedzialna. Źródła danych mogą być różne, ale powinny być powtarzalne. Na początku określa się, kto dostarcza dane, w kolejnym kroku kto je weryfikuje, na domknięcie kto zatwierdza porządek. Taki układ jest odporny na zastępstwa.
Jak utrzymać spójność bez nadmiaru papierów
Dobrze działa rytm, który nie jest przesadzony: jedno miejsce dokumentów. W pierwszej kolejności zbiera się informacje, następnie sprawdza spójność, na domknięcie odkłada dokumenty w jedno miejsce i robi kontrolę terminów. Dzięki temu firma nie działa „na pamięć”, tylko na stałym nawyku.
Jeżeli dokumenty są w kilku miejscach, ryzyko rośnie: ktoś użyje starej wersji. Jedno źródło prawdy ogranicza rozjazdy. To jest często ważniejsze niż „idealna teoria”, bo w firmie liczy się powtarzalność.
Nowe usługi, nowe strumienie, nowe obowiązki
Proces ma działać w czasie, więc musi uwzględniać zmiany: nowe lokalizacje. Najpierw identyfikuje się zmianę, potem ocenia wpływ na porządek, finalnie aktualizuje rejestr i checklistę. Dzięki temu firma nie wchodzi w tryb ratunkowy, tylko działa spokojnie.
W praktyce organizacyjnej najwięcej sensu ma obsługa bdo, gdy celem jest utrzymanie porządku oraz gdy ważne są kontrola zmian.
Dlaczego proces się sypie
Proces sypie się zwykle przez: (1) brak właściciela, (2) brak rytmu kontroli, (3) zmiany bez aktualizacji. Każdy z tych problemów rozwiązuje procedura, która jest krótka.
Uwaga porządkowa: tekst ma charakter proceduralny i nie zastępuje doradztwa prawnego.
+Artykuł Sponsorowany+